Asistente de Rectoría

Objetivo del puesto

Brindar apoyo administrativo, logístico y ejecutivo al Rector(a) Institucional para asegurar la coordinación eficiente de actividades, manejo de agenda, seguimiento de acuerdos, gestión documental y comunicación con las distintas áreas académicas y administrativas de la institución.

Funciones principales

1. Administrar la agenda del Rector(a), programar reuniones, citas y compromisos institucionales.
2. Elaborar, revisar y archivar oficios, memorandos, informes y documentos oficiales.
3. Dar seguimiento a los acuerdos, compromisos y proyectos institucionales derivados de rectoría.
4. Atender llamadas, correos y visitas, garantizando un trato profesional y confidencial.
5. Coordinar viajes, eventos y reuniones institucionales.
6. Mantener actualizada la base de datos de contactos, convenios y relaciones externas.
7. Preparar reportes, presentaciones y actas de reuniones.
8. Servir como enlace entre rectoría y las distintas áreas académicas y administrativas.
9. Resguardar información confidencial y documentación institucional con discreción.
10. Apoyar en tareas logísticas y protocolarias propias de la rectoría.

Requisitos

• Escolaridad: Licenciatura en Administración, Comunicación, Relaciones Públicas, Educación o afín.
• Experiencia: Mínimo 2 años en asistencia ejecutiva, coordinación administrativa o secretariado de alta dirección (preferente en instituciones educativas).
• Idiomas: Inglés intermedio.
• Conocimientos técnicos:
• Paquetería Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Redacción ejecutiva y ortografía impecable.
• Manejo de correspondencia y control documental.
• Protocolo institucional.

Competencias y habilidades

• Organización y planeación.
• Comunicación efectiva y redacción profesional.
• Discreción y manejo de información confidencial.
• Orientación a resultados y atención al detalle.
• Capacidad de anticipación y resolución de problemas.
• Servicio institucional y actitud proactiva.
• Trabajo bajo presión.
• Imagen profesional y trato cordial.

"Actual zona a laborar: Álvaro Obregón (Metro Barranca del Muerto). Pronto en Santa Fe (centro comercial). Se cambiará de zona."